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Comment automatiser Bitrix24
Regardons quelles attentes les clients ont habituellement concernant l’automatisation des processus opérationnels, à quel point elles sont différentes de celles des développeurs IT, et ce qui se passe réellement lors de l’automatisation des processus dans Bitrix24.
Premièrement, intéressons-nous à la notion de l’automatisation des processus opérationnels. Qu’est-ce que c’est ? Beaucoup de nos clients, quand ils s’adressent à nous, croient que l’automatisation des processus opérationnels consiste à traiter des informations à l’aide des ordinateurs. Le logiciel permet de remplir rapidement et simplement les documents, effectuer des actions différentes avec les informations ou rédiger des comptes rendus. Cependant, les clients confondent souvent la notion du traitement automatique de l’information et la notion de l’automatisation des processus opérationnels. Expliquons la différence.
Le traitement automatique de l’information est une des fonctions les plus utilisées dans les technologies IT. La plupart de logiciels permet justement d’automatiser l’enregistrement et la tenue de données et de rédiger rapidement les documents nécessaires. Donc, l’objectif général du traitement automatique de l’information est la création simplifiée de documents différents, leur tenue ainsi que la rédaction de comptes rendus.
L’automatisation des processus opérationnels est un domaine complètement différent. Son objectif principal n’est pas le document en soi mais les processus liés à ces documents. Par exemple, le responsable de service marketing a fait une demande de l’achat d’une nouvelle imprimante pour son équipe. Ensuite, cette demande doit se transformer en une imprimante réelle sur le bureau de son collègue. Comment cette transformation se passera-t-elle ? Comment une feuille de papier avec le texte dessus se transformera-t-il en un outil technique ?
Pour que cela devienne possible, il y a un processus opérationnel qui sera lancé :
C’est un exemple approximatif d’un processus opérationnel L’achat d’un produit. En pratique il pourrait y avoir d’autres conditions et étapes. Par exemple, le directeur peut ne pas valider le prix de l’imprimante et la demande retournera au responsable. L’employé de service d’approvisionnement peut remettre l’imprimante au dépôt au lieu de la transmettre directement au responsable du service. Cependant, ce qui est essentiel, c’est que la rédaction de la demande n’est pas l’action principale de toute cette démarche.
Ce qui est crucial ici, c’est d’éviter les empêchements lors du processus L’achat d’un produit, quelle que soit leur nature. Par exemple, le secrétaire a perdu la demande parmi les documents plus importants du directeur ou le comptable a oublié de payer la facture parce qu’il fallait rédiger un rapport trimestriel d’activité de l’entreprise, aller à la banque, etc.
L’objectif de l’automatisation d’un processus opérationnel consiste à son exécution parfaite sans erreurs provenant du facteur humain, sans perte de documents et avec le temps d’exécution réduit à minimum.
Deuxièmement, examinons la mise en place de l’automatisation d’un processus opérationnel. Imaginons que l’entreprise IT a reçu une demande d’un client qui comprend les nuances de l’automatisation des processus opérationnels et qui peut formuler clairement la tâche. Pourtant, lors de la rédaction des termes de référence, ce client indiquera uniquement les étapes principales du traitement de documents. Par exemple, pour notre processus opérationnel L’achat d’un produit le commanditaire formulera tout le processus comme ceci :
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Etape |
Actions |
Documents |
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1 |
Le responsable de service transmet la demande de l’achat d’une imprimante au directeur afin de la faire valider. |
La demande, la facture |
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2 |
Le directeur valide la demande et transmet les documents au service de comptabilité pour le paiement. |
La demande, la facture |
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3 |
Le comptable en chef reçoit la demande validée ainsi que la facture et les transmet au comptable pour le paiement. |
La demande, la facture |
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4 |
Le comptable paie la facture et transmet les documents au service d’approvisionnement pour recevoir l’imprimante. |
La lettre de procuration, le relevé bancaire |
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5 |
L’employé de service d’approvisionnement va au magasin, récupère l’imprimante et l’emmène à l’entreprise. |
La lettre de procuration, le relevé bancaire |
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6 |
L’employé de service d’approvisionnement remet l’imprimante au responsable de service et transmet les documents au comptable. |
La facture d’achat, le bon de réception |
Cela paraît très clair. Pourtant, quand le spécialiste en automatisation commencera à mettre en œuvre ce processus, il aura beaucoup de questions auxquelles la description du processus ne peut pas répondre. Par exemple, comment le directeur saura qu’il y a une nouvelle demande pour lui ? En effet, le responsable ne va pas aller voir le directeur en lui disant qu’il avait envoyé une demande dans Bitrix24, c’est évident. Dans ce cas, l’automatisation des processus opérationnels n’a aucun sens.
Pour cette raison, il est nécessaire de prévoir des notifications pour les employés ainsi que la forme et la mise en place de ces notifications.
Ensuite, la question suivante se pose: comment suivre l’exécution des actions lors du processus opérationnel ? Pour cela, il est possible d’utiliser deux types d’actions dans Bitrix24 : tâche et mission.
Tâche convient dans le cas où l’employé doit effectuer une action qui ne prendra pas beaucoup de temps. Par exemple, il ne faudra pas beaucoup de temps au directeur pour examiner la demande et prendre une décision. C’est pourquoi on peut nommer cette action comme Tâche.
Mission est plus pratique dans le cas où l’action peut durer assez longtemps, de quelques heures à quelques jours. De plus, le contrôle de la direction ou le suivi de temps de travail des employés peuvent s’avérer nécessaires. En règle générale, les Missions sont données pour les étapes les plus importantes du processus opérationnel. Par exemple, le comptable peut prendre quelques jours pour payer la facture. En même temps, c’est une opération très importante parce qu’elle est liée à l’argent. C’est pourquoi on peut formuler cette action comme Mission.
Cependant, lors de l’attribution de Tâches ou de Missions il y a d’autres questions qui se posent : qui donne la tâche ? Qui effectue le suivi ? Quels sont les délais ?
Pour faciliter le déroulement des processus opérationnels, les documents ont généralement des Statuts. Le Statut montre à quel état se trouve l’étape en cours du processus opérationnel. Par exemple, pour le processus opérationnel L’achat d’un produit on peut attribuer les statuts de la demande suivants :
Ainsi, la description du processus opérationnel pour son automatisation du point vue du développeur doit être présentée comme ceci :
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Etapes |
Description |
Actions |
Documents |
Statut de la demande |
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1 |
La rédaction de la demande. La mise de la facture du contractant en pièce jointe. |
La création de document et son enregistrement dans Bitrix24. |
la demande, la facture |
envoyée |
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2 |
Le responsable du service transmet la demande de l’achat d’un produit au directeur afin de la faire valider. |
La notification de nouvelle demande reçue destinée au directeur dans Bitrix24 (une copie envoyée par e-mail) |
la demande, la facture |
envoyée |
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3 |
Le directeur prend connaissance des documents pour les valider |
La création d’une Tâche pour le directeur : “Valider les documents” |
la demande, la facture |
envoyée |
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4 |
Si la demande n’est pas validée, elle retourne à son auteur |
La notification de refus destinée à l’auteur de la demande dans Bitrix24 (une copie envoyée par e-mail). La clôture du processus opérationnel. |
la demande, la facture |
refusée |
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5 |
Si la demande est validée, le directeur transmet les documents au comptable pour le paiement. |
La notification de validation de la demande destinée à son auteur (pas de copie envoyée par e-mail) |
la demande, la facture |
validée |
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6 |
Le comptable en chef reçoit la demande validée ainsi que la facture. |
La notification de réception de documents destinée au comptable en chef (une copie envoyée par e-mail) |
la demande, la facture |
validée |
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7 |
Le comptable en chef prend connaissance des documents. |
La création d’une Tâche pour le comptable en chef : “Examiner les documents” |
la demande, la facture |
validée |
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8 |
Le comptable en chef transmet les documents au comptable pour le paiement |
La création d’une Mission pour le comptable : “Payer la facture”
Donnée par : le comptable en chef
Suivie par : l’auteur de la demande
Délai : 2 jours |
la demande, la facture |
validée |
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9 |
Le comptable paie la facture |
La Mission “Payer la facture” est close. La copie de la facture payée est jointe aux documents. |
la facture payée |
la facture est payée |
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10 |
Le comptable transmet les documents au service d’approvisionnement |
La notification de nécessité de la livraison du produit destinée à l’employé de service d’approvisionnement (une copie envoyée par e-mail) |
la lettre de procuration, le relevé bancaire |
la facture est payée |
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11 |
L’employé de service d’approvisionnement va au magasin, récupère l’imprimante et l’emmène à l’entreprise. |
La création d’une Mission pour l’employé de service d’approvisionnement : “Livrer le produit”
Donnée par : le directeur
Suivie par : l’auteur de la demande
Délai : 3 jours |
la facture d’achat, le bon de réception |
la facture est payée |
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12 |
L’employé de service d’approvisionnement remet le produit au responsable de service |
La Mission “Livrer le produit” est close par l’employé de service d’approvisionnement |
la facture d’achat, le bon de réception |
le produit est livré |
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13 |
L’employé de service d’approvisionnement transmet les documents au comptable. |
La création d’une Tâche pour l’employé de service d’approvisionnement : “Remettre des documents” |
la facture d’achat, le bon de réception |
le produit est livré |
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14 |
La clôture du processus opérationnel. |
Le processus opérationnel est clos. |
la demande, la facture, la facture d’achat, le bon de réception |
le produit est livré |
Voilà à quoi le processus opérationnel doit ressembler du point de vue du développeur IT. C’est pourquoi pour obtenir un bon résultat après l’automatisation des processus opérationnels de l’entreprise, il est indispensable que le commanditaire de projet et le développeur décrivent ensemble tout le processus opérationnel de façon très détaillée, en indiquant les tâches et les missions, les statuts, les délais de l’exécution et d’autres paramètres du processus opérationnel.
Meta-Web s’occupe de l’automatisation des processus opérationnels dans Bitrix24 aux niveaux de complexité différents, en allant d’une simple validation de documents à l’automatisation complexe des processus opérationnels qui font partie de la réalisation de projets différents.
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