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Gestion de documents
Actuellement, presque chaque société (à de rares exceptions) a la possibilité de stocker et d’opérer toute la documentation sous forme électronique. Pourtant, cela ne signifie pas que ces sociétés disposent d’un système de gestion de documents bien organisé qui fonctionne sans pannes et de façon idéale. La confusion liée à l’existence de nombreuses copies d’un document envoyé par e-mail, le problème de courriels perdus et non lus, l’absence de retours et beaucoup d’autres... Pour éviter des situations pareilles, il existe beaucoup d’outils dont l’un des plus simples est d’organiser le stockage de documents permettant de co-créer, de garder l’historique des versions, la version finale de documents et d’avoir des paramètres d’accès élargis.
Problèmes éventuels
Absence de l’espace unique permettant aux employés de travailler rapidement avec les documents ;
Absence de retours lors du transfert de documents entre les employés d’une société ou lors de leur validation;
Confusion liée à l’existence de nombreuses versions d’un seul document qui est stocké localement sur l’ordinateur de chaque employé ;
Absence du système de stockage de documents unifié ou du mécanisme de la co-création de documents.
Notre approche
Après une analyse détaillée de tous les processus de gestion de documents qui ont lieu dans l’entreprise du client, nous paramétrons le système de façon individuelle, en se basant sur les besoins du client. Le système appliqué sera basé sur le stockage de tous les documents de l’entreprise (sur les archivages de documents) qui pourra être synchronisé avec le système CRM permettant de fixer des fichiers entrants, de les placer dans le bon dossier, d’en notifier les employés, de leur accorder un accès. Ce système prévoit également un mécanisme de co-création de documents, avec l’historique des versions. Ainsi, les mécanismes décrits simplifient considérablement toute la gestion de documents et dispensent les employés de leur travail routinier.
Quant au processus de validation de documents, les dirigeants créent une chaîne de validations, répartissent les responsabilités, accordent aux employés des droits d’accès. Il ne reste aux employés que lancer le processus de validation d’un document, et le système le transfère d’une étape à une autre, en collectant tous les commentaires et modifications.
En plus, où que soit l’utilisateur, il peut accéder à ses documents à tout moment et depuis n’importe quel appareil, à condition qu’il ait accès à Internet. L’utilisateur peut également avoir un accès via l’application offline, où il travaille localement avec les documents qui synchronisent par la suite avec le disque commun.
Avantages de la solution Bitrix24 :
Approche individuelle lors de la recherche d’une solution au problème évoqué par le client, compte tenu des caractéristiques de son entreprise;
Analyse détaillée des mécanismes de gestion de documents dans l’entreprise du client ;
Compréhension des problèmes et des difficultés qui se posent lors de la mise en œuvre de la solution.
On n’insiste jamais sur la solution qu’on connaît très bien et qu’on sait intégrer, mais on applique nos savoir-faire, notre expérience et nos technologies afin de proposer à nos clients une solution personnalisée et adaptée à leurs besoins. On discute préalablement avec le client pour collecter des renseignements sur tous les mécanismes et particularités des processus de travail dans son entreprise, pour comprendre quels sont les objectifs à atteindre et les résultats à obtenir et on trouve une solution qui puisse pleinement répondre à ses besoins.
Résultats
Les outils décrits simplifient, systématisent le processus de gestion de documents, permettent d’éviter des problèmes éventuels, augmentent la vitesse de la prise de décisions liées à la gestion, augmentent le niveau de sécurité de l’information.
Finalement, le client reçoit :
Stockage de données unique où toutes les informations collaboratives sont réunies ;
Sécurité de données stockées dans le système, assurée par le codage avec les certificats SSL ;
Possibilité de paramétrer de façon flexible les droits d’accès aux documents ;
Mécanisme de travail avec les documents qui permet de modifier le document directement dans le système grâce à l’intégration avec Google Docs et Microsoft Office Online, de garder l’historique des versions, de protéger les documents contre la supprimation occasionnelle ;
Processus de validation de documents, de rédaction de demande, de présentation de demande etc., paramétrables et complètement automatisés ;
Outils permettant de transférer un document en un seul clic, de recevoir rapidement des retours lors de la discussion d’un document dans le flux d’activités ou dans le chat, ainsi que d’activer la possibilité de partager des liens publics sur les documents afin de les voir hors du système, avec l’indication du mot de passe et de la durée de validité du lien ;
Recherche immédiate selon les documents ;
Accès au système depuis n’importe quel appareil, même sans accès à Internet.
