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Passer du cloud à la version auto-hébergée

On dit que trois déménagements valent un incendie. Dans cet article nous allons essayer de comprendre si c’est le cas concernant le service populaire Bitrix24. On va discuter pourquoi « déménager » de la version cloud de Bitrix24 dans la version auto-hébergée, comment se préparer correctement au déménagement et quelles surprises peuvent vous attendre sur ce chemin. Tout d’abord on va s’intéresser aux avantages et aux inconvénients des versions cloud et auto-hébergée de Bitrix24 et également aux signes qu’il est grand temps pour vous de migrer vers la version auto-hébergée. 

Les avantages de la version cloud de Bitrix24

L’avantage principale de la version cloud de Bitrix24 consiste au fait que pour accéder au service il ne faut que passer par une inscription très simple. Tout ce qui concerne le support et le développement du service est effectué par le prestataire. De plus, le logiciel comptable de Bitrix24 fournit un accès sécurisé et le stockage des informations. Dans le cas de la version auto-hébergée, vous achetez uniquement la clé de licence. Tout le logiciel doit être installé par vous-même et en utilisant votre propre serveur. Vous devrez également effectuer le support du fonctionnement.

Les avantages de la version auto-hébergée de Bitrix24

Les possibilités de configuration et de modification du service cloud sont limitées. Si certaines fonctionnalités sont manquantes, vous pouvez trouver une extension appropriée dans le magasin d'applications Marketplace. Si rien n'est disponible pour satisfaire à vos besoins, il est temps de penser à une version auto-hébergée du produit.

Les avantages de la version auto-hébergée :

  1. L’accès au panneau d'administration avec de nombreux paramètres.

  2. L’accès au serveur avec le logiciel lui-même et la base de données.

  3. L’accès à l'API qui vous permet d'intégrer Bitrix24 avec d’autres systèmes.

  4. Le code ouvert qui vous permet d'adapter le système à vos besoins individuels.

La possibilité d’adaptation et d'intégration avec d'autres systèmes est la principale raison pour laquelle le client choisit dès le début la solution Bitrix24 auto-hébergée ou passe de la version cloud à cette version du produit.

Sept raisons de passer du cloud à la version auto-hébergée

Il est temps de penser à passer du cloud à la version auto-hébergée s’il faut :

  1. Améliorer ou adapter l’interface et la logique métier.

  2. Modifier les paramètres d’affichage et l’emplacement des menus, des widgets ou d’autres éléments.

  3. Intégrer Bitrix24 avec des logiciels tiers tels que MS Exchange Server, Active Directory (AD/LDAP), Asterisk ou de différents logiciels comptables.

  4. Assurer le stockage des données sur des serveurs internes.

  5. Avoir des sauvegardes du système afin de restaurer les données des jours passés.

  6. Créer de nouveaux modules de logiciel avec les fonctionnalités nécessaires.

  7. Créer des processus opérationnels complexes avec une interface pratique.



Le premier pas vers la version auto-hébergée. L’achat de la clé de licence Bitrix24

La décision de déménager est prise, que faire ensuite ?

Tout d’abord, il est nécessaire d’acheter la licence. Vous pouvez voir le prix de la version auto-hébergée et ses différentes éditions sur notre site dans la section Acheter. Après l’achat on va enregistrer la clé : le déménagement n’est possible qu’avec la clé commerciale active Bitrix24. Vous pouvez enregistrer la clé de licence et vérifier si elle est active sur le site Bitrix24.

Ensuite on crée le nom de domaine pour le système et on l’associe à l’adresse IP du serveur où il va se trouver, c’est-à-dire on attribue le record A au domaine du système. En règle générale, on utilise le sous-domaine du site principal pour le système. Par exemple, si le domaine du site est exemple.fr, alors on va créer le sous-domaine crm.exemple.fr ou portal.exemple.fr pour le système.

Le choix et la préparation du serveur pour la version auto-hébergée Bitrix24

Avant que le support technique ne vous fasse une sauvegarde, il est nécessaire de prendre soin d'un serveur sur lequel nous allons mettre Bitrix24. Le serveur peut être situé dans votre entreprise et ou bien chez l'hébergeur. Nous recommandons d'utiliser la deuxième option et de ne pas acheter un serveur séparé car ce ne sera pas tout à fait rationnel. L'hébergement en nuage est une plate-forme assez fiable et peu coûteuse pour y mettre le système. Les principaux avantages d'un serveur cloud par rapport au celui « sur place » est :

  • le coût d'hébergement cloud est souvent plus bas, vous ne payez que pour les ressources que vous utilisez ;

  • l’évolutivité : la RAM et l'espace disque peuvent être facilement augmentés ;

  • la protection des données et la restauration après l’accident : toutes les données dans le nuage sont protégées et la restauration est réalisée par les sauvegardes automatiques des informations sur un serveur adjacent ;

Nous recommandons de choisir un prestataire de services fiable qui a fait preuve de qualité auprès de ses utilisateurs. Le paiement mensuel sera à partir de 10 euros selon la taille du portail web.

Les besoins en matériel sont calculés individuellement, en fonction de vos tâches et du nombre d'utilisateurs actifs du service. Voici ce qui est nécessaire pour la mise en place d’un petit portail web :

- un disque dur SSD d'une capacité minimale à partir de 20 Go ;

- 4 Go de RAM ; pour un fonctionnement rapide 16 est encore mieux ;

- processeur Intel Core i7 minimum.

Pour le fonctionnement normal du produit il est recommandé d'installer le paquet « Bitrix Environment ». Vous pouvez également utiliser BitrixVM comme logiciel serveur.

Le contact avec le support technique de Bitrix24

Le transfert des données de la version cloud vers la version auto-hébergée de Bitrix24 s'effectue sur demande au service de support technique de Bitrix24. Vous pouvez également écrire au chat d'assistance sur le portail web. Vous envoyez les données suivantes au support technique :

  1. La clé de licence dont le nombre d'utilisateurs n'est pas inférieur au nombre d'utilisateurs dans Bitrix24. Si vous avez acheté plus d'utilisateurs, vous aurez également besoin d'un coupon pour les utilisateurs supplémentaires.

  2. Le nom du portail web dans Bitrix24.

  3. Les données d’identification (l’identifiant et le mot de passe) du créateur du portail cloud de Bitrix24.

  4. La date après laquelle on peut commencer à préparer la sauvegarde (le dernier jour de la version cloud).

  5. La confirmation que vous avez lu et accepté les termes du transfert.

Après avoir envoyé toutes les données dans le support technique, il vous est nécessaire de se mettre d’accord sur la date avec le spécialiste du support technique (la date la plus proche vous sera communiquée en avance). Ensuite la préparation de la sauvegarde prend entre un et cinq jours ouvrés en fonction du volume de vos données dans le cloud. La préparation de la sauvegarde se fait uniquement pendant les horaires du travail (du lundi au vendredi de 10h à 19h). Lors du transfert des données il est déconseillé d’utiliser le portail web. Toutes les données entrées pendant le transfert seront perdues. La sauvegarde se fait 1 fois, c’est pourquoi il est important de bien se préparer et tout décider en avance avant de fixer la date et d’obtenir la copie de réserve.

Déploiement de la version auto-hébergée de Bitrix24 sur le serveur

Une fois que le support technique a fini votre sauvegarde, vous devez déployer le Bitrix24. Mais avant de restaurer, vous devez vous assurer qu'il y a au moins trois fois plus d'espace sur le disque dur que la taille de la sauvegarde. Vous obtenez ainsi une copie exacte de votre Bitrix24 avec toutes les données, mais cette fois avec le panneau d'administration. Pour vous identifier, utilisez l’identifiant et le mot de passe de votre compte sur le portail Bitrix24.

Comment transférer les utilisateurs du portail

Au premier regard tout est assez simple : on achète la licence, on l'active, on demande une sauvegarde au support technique de Bitrix24 et on la déploie sur le serveur. Mais en réalité cela n’est pas si simple que ça. Une fois que votre portail a été déplacé et que toutes les données ont été transférées, certaines difficultés apparaissent. Le problème le plus répandu est le transfert des utilisateurs du portail. Il y a deux solutions possibles : on peut utiliser la forme pour réinitialiser le mot de passe ou bien l'administrateur doit réinitialiser manuellement le mot de passe pour ces utilisateurs.

Comment transférer la téléphonie et quelles autres surprises peuvent survenir

Une autre tâche qui se pose lorsque vous déménagez est le transfert de la téléphonie. Si dans le portail cloud un système PBX de bureau a été utilisé, son compte est transféré du cloud vers la version auto-hébergée séparément, vous devez écrire alors au support technique de Bitrix avec une demande de déplacer le compte. Pour un fonctionnement correct de la téléphonie et des notifications sur le portail, il est nécessaire d'installer un certificat SSL.

Le passage du cloud vers la version auto-hébergée est accompagné très souvent par de petites erreurs :

  • les commentaires pour une tâche ne sont pas affichés en intégralité mais en partie ;

  • il n’est pas possible de créer la tâche depuis le courriel ;

  • les erreurs de fonctionnement des chatbots ;

  • la réinitialisation fréquente des identifiants.

Il n’y a rien d'important, mais cela va « tempêter » pendant quelques jours. Il est également nécessaire de mettre en place une sauvegarde de la version auto-hébergée du portail et aussi une protection proactive contre les attaques des hackers.

Conclusion

Remarquons que ces tâches ne sont pas faciles à résoudre même pour un administrateur expérimenté. Il y a beaucoup de nuances et de subtilités dans le travail de la version auto-hébergée de Bitrix24. Nos spécialistes peuvent effectuer tout l'ensemble des tâches pour transférer, configurer et lancer la version auto-hébergée du portail. Le déménagement complet prendrait environ 10 heures de travail pour un spécialiste.

Vous pouvez commander le transfert de Bitrix24 de la version cloud vers la version auto-hébergée en remplissant le formulaire ci-dessous, ou vous pouvez nous contacter directement par téléphone ou par mail.

P.S. Lorsque vous achetez une licence de la version auto-hébergée de Bitrix24 chez nous, vous bénéficiez d'un déménagement gratuit avec l'hébergement pendant 1 an.

04/04/2019