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Automatisation du travail du service RH
Bitrix24 a des fonctions pour le service des ressources humaines :
le décompte des heures de travail
les horaires des absences
la structure de l’entreprise
le processus opérationnel « La demande du congé payé annuel »
le processus opérationnel « La demande d’un voyage d’affaires »
Les développeurs de Bitrix24 ont bien fait de fonder une base pour automatiser le travail du service RH. Mais toutefois il n'y a évidemment pas assez d'outils pour que le spécialiste RH puisse utiliser Bitrix24 de manière efficace dans son travail. L’employé RH court sans cesse entre le logiciel comptable où il a toutes les informations sur les employés et leurs documents, et Bitrix24, où les employés travaillent activement. Une partie du problème du transfert d'informations de Bitrix24 vers le logiciel comptable est résolue par le module d'échange. Mais ses capacités ne suffisent pas. Intéressons-nous à des exemples pratiques d'automatisation des processus liés au personnel dans Bitrix24 et de transfert des résultats dans le logiciel comptable qui ont été réalisés dans une société de logistique.
Cette société est un acteur fort sur le marché de la logistique et du transport dans les pays de la CEI, en Asie du Sud-Est, en Europe et aux Etats-Unis. Il y a environ 200 employés qui sont réparties dans les villes différentes et qui utilisent Bitrix24. Le transfert des approbations des contrats et des contractants à Bitrix24 a réduit le temps requis pour compléter les documents. L'utilisation de la confirmation automatique de la fiabilité du contractant par la compagnie d'assurance permet de ne pas appeler l'agent d'assurance toutes les heures.
L'étape suivante a été l'automatisation du travail du service RH.
Bitrix24 dispose d'un processus opérationnel intégré « Coordination du congé payé annuel ». C’est un outil très pratique qui permet d’éviter de courir partout pour avoir les dates de vacances.
Mais ce n'est pas toujours possible de planifier l'absence. Par exemple, il y a un cas de force majeure : demain, votre belle-mère arrive sans prévenir, et vous devez aller la chercher à l'aéroport avec un bouquet de fleurs. Ou votre enfant tombe malade, et il faut l’emmener chez le médecin. On connaît tous les situations pareilles. La solution, c'est de prendre quelques heures de congé. Le processus opérationnel « Coordination du congé payé annuel » ne convient pas. 2 heures de congé n'est pas un congé annuel. Cela signifie qu’il vous faut prendre un jour de congé mais pour quelques heures seulement. Un processus opérationnel spécial a été créé alors dans Bitrix24 pour résoudre le problème de la coordination des absences sur le lieu de travail.
L’employé remplit le formulaire du processus opérationnel « La coordination des absences d’un employé ».
Le champ « L’employé s’absentant » est rempli automatiquement avec le nom de la personne qui a lancé le processus opérationnel. Mais ce champ peut être changé. Si la personne n’a pas d’accès au système, elle peut téléphoner au bureau et le processus opérationnel peut être lancé par son collègue.
Le processus opérationnel automatique est lancé. Le responsable reçoit une notification.
Il prend une décision : donner ou non le congé.
Les informations sur l’absence de l’employé sont publiées dans Les horaires des absences.
La publication de l’absence dans le système n’est que la moitié de la tâche. Il est nécessaire également de refaire les calculs du salaire. Pour ce faire, le logiciel comptable est utilisé.
Pour transférer les données sur les absences dans le logiciel comptable un module d’échange spécial a été créé. Il s’adresse tous les jours à 18 heures aux Horaires des absences et récupère les données sur les personnes absentes le lendemain.
Les informations sur l’absence d’un employé sur le lieu de travail sont transférées à l’aide d’une méthode REST à travers d’un fichier json.
Dans le logiciel comptable les informations reçues sont utilisées pour refaire automatiquement les calculs du salaire.
Ce processus opérationnel est utilisé non seulement pour coordonner les jours de congé. Les voyages d’affaires, les vacances, la nécessité du télétravail en dehors du bureau, la participation aux expositions sont tous coordonnés à l’aide de ce processus opérationnel et sont publiés dans Les horaires des absences.
Chaque employé peut savoir rapidement si son collègue est au bureau le lendemain, s’il est malade ou s’il est à une exposition. Les absences coordonnées sont transférées dans le logiciel comptable. Si les absences sont dues à la nécessité au travail, dans ce cas-là le changement du salaire n’a pas lieu. Si cela arrive à initiative de l’employé, le salaire est recalculé automatiquement.
Ce processus opérationnel rend les responsables et les employés contents. Les responsables est au courant où se trouve l’employé pendant ses heures de travail et à quoi est liée son absence.
L’employé ne court pas après son chef avec une demande « de lui donner deux heures de congé demain matin ». Tout est organisé et coordonné rapidement.
Parfois on vous demande de rester un peu le soir après le travail, ou travailler samedi car il faut rendre le projet à temps. La plupart des employés sont confrontés à ce type de demande. On peut dire « oui » et donner un coup de main à l’entreprise. En plus, si le responsable promet un jour de congé payé supplémentaire ou le double paiement.
Sauf si quelqu’un n’a pas oublié après de remplir les papiers, les faire signer chez les responsables, les transmettre dans le service des ressources humaines, et puis dans six mois personne ne se souviens qu’on vous avait promis un congé payé ou le complément de salaire.
Pour éviter la situation incorrecte quand l’employé est obligé de demander la récompense et rappeler son exploit pendant le week-end, un processus opérationnel de coordination des heures supplémentaires a été développé.
Le processus est très simple. Le responsable crée une feuille des heures supplémentaires pour un employé de son service. Il indique :
la date et la durée du travail supplémentaire
le client pour lequel le travail supplémentaire a été organisé (car on n’a pas besoin du travail supplémentaire juste pour le plaisir)
la description du volume du travail
quelle récompense est prévue
Après le lancement du processus opérationnel l’employé reçoit une tâche. Il peut accepter ou refuser (la démocratie en action).
Si l’employé refuse (on ne peut pas être toujours prêt pour un exploit), le responsable reçoit alors le refus avec les commentaires de l’employé. Le processus opérationnel est clos.
Si l’employé accepte, le responsable reçoit une notification que l’employé va travailler.
Les informations sont automatiquement placées dans Les horaires des absences.
Le logiciel comptable reçoit les informations que l’employé va travailler pendant le week-end et qu’il faut payer le double. Ensuite tout est automatique, les informations sont prises en compte pendant les calculs du salaire, et le jour du versement de la rémunération l’employé voit le paiement digne pour son travail.
Dans le système il y a plusieurs processus opérationnels très simples et pratiques. Mais il n’y a pas de limites pour la perfection. Des problèmes ont apparu durant l’utilisation pratique des processus opérationnels. Le responsable du service est parti pour un voyage d’affaires et la coordination des jours de congé, des congés payés annuels et des heures supplémentaires s’est arrêtée. Que faire ?
Il est possible de déléguer la tâche du processus opérationnel à un autre employé. Le responsable peut appuyer sur le bouton « Déléguer » et choisir son remplaçant pour toute la période de son absence.
Mais en réalité il n’est pas très pratique de déléguer chaque tâche séparément. C’est pourquoi une solution a été proposée : créer un module dans lequel on sauvegardera toutes les informations sur les remplaçants des responsables.
Le schéma du travail du module :
On saisit les informations sur les remplaçants.
Pendant son lancement le processus vérifie Les horaires des absences.
Si la personne est absente ce jour-là, son remplaçant est désigné comme responsable dans les tâches du processus opérationnel.
Ainsi, la délégation est effectuée automatiquement. Le responsable du service n’est pas contraint à vérifier sans arrêt si les tâches ont été remises ou non pendant ses vacances (son voyage d’affaires). Les vacances sont insouciantes.
Actuellement la première version du module des remplaçants est utilisée. Durant son utilisation un petit défaut a été découvert. Ce module fonctionne parfaitement pour les processus opérationnels courts (1-2 jours) mais il ne convient pas aux processus longs. Par exemple, la coordination de nouveaux contrats dure quelques jours ou même quelques semaines. La personne est déjà de retour de son voyage d’affaires (ou de vacances) mais le processus opérationnel lancé continue à donner les tâche au remplaçant.
Maintenant ces situations arrivent rarement. Mais le développement d’une nouvelle version est planifié qui va vérifier les horaires des absences au moment quand la tâche est donnée. Par conséquent, le module pourra être utilisé pour les processus de toute durée.
Les résultats pour le client :
Le temps de la coordination des heures supplémentaires, des jours de congé ou d’autres absences est réduit de 2-3 jours à 1 heure.
Les informations sont automatiquement transférées entre les logiciels.
Il n’y a pas de traitement de documents en papier entre les responsables des services, le service RH et le service comptabilité.
Quel sont les tarifs des travaux ? Ils peuvent être différents, il y a beaucoup de nuances. On peut vous donner les chiffres moyens. La création du processus opérationnel intégré avec les autres systèmes prend 15-30 heures. Le développement du module des remplaçants prend 20 heures.
Vous pouvez toujours se renseigner sur les tarifs actuels sur le site.
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