Tâches et projets

          

La planification de la charge de travail des employés dans la gestion de projet vous permet d'effectuer plus de tâches à temps et d'identifier celles qui approchent de la date limite.

Lorsqu’une tâche est créée, on peut indiquer une durée de réalisation impartie. Afin de mesurer effectivement l’adéquation entre la théorie et la pratique, le responsable de la tâche peut enclencher un « time tracker » de sorte à suivre automatiquement le temps qu’il aura effectivement passé à la réalisation de celle-ci.

Vous pouvez indiquer à vos collaborateurs si la réalisation de la tâche correspond à vos attentes par le biais d’une évaluation « positive » ou « négative ».

Le rapport de tâches est un moyen efficace vous permettant de voir combien de tâches un employé a effectuées et combien de temps il lui a fallu pour les exécuter. Grâce à cet outil pratique, vous pouvez également savoir combien de tâches sont encore en cours d'élaboration, et combien d'entre elles sont déjà achevées. Par défaut, le rapport de tâches peut être prédéfini sur une base hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, mais vous pouvez personnaliser librement les dates de déclaration.

Le modèle de rapport préconçu assure une pertinence qui permet d'évaluer le degré d’efficacité des participants dans un projet. Pour les managers, il s’avère être un outil d’analyse globale au sein de leur département ou de l'ensemble de l'entreprise. Tous les rapports peuvent être facilement exportés sous forme de fichiers Excel.

L’efficacité est un bon indicateur quant à l’accomplissement des tâches attribuées à un collaborateur. Il permet d’avoir une visibilité immédiate sur les éventuelles difficultés ou blocages (retard, manque d’évaluation après achèvement, absence de délai indiqué, etc.) pouvant être rencontrés dans tout projet. < p> D’une part, cet outil permet aux employées de contrôler les délais d'exécution de leurs tâches. D’autre part, pour un superviseur, c'est un outil important pour évaluer la façon dont les subordonnés gèrent les tâches. Sur la base de l'efficacité, il est possible de déterminer le montant des primes et de construire tout un système de KPI dans une entreprise.

Au quotidien nous devons gérer de multiples choses, il n’est pas toujours aisé de tout mémoriser. Libérez votre esprit puisque Bitrix24 vous permet de paramétrer (envoi et réception) des notifications lorsque vous tenez un rôle dans un projet. Une fenêtre d’alerte s’affiche sur votre écran, si vous n’avez pas eu le temps d’en prendre connaissance… pas de souci, vous pouvez accéder à toutes vos notifications en cliquant sur cette icône.

Configurez des rappels relatifs aux tâches que vous devez réaliser ou au point d’avancement que vous avez planifié. Plus rien ne pourra vous échapper grâce à cette fonction intégrée à Bitrix24.

La date limite est l'un des paramètres les plus importants de la tâche. Par conséquent, vous devez surveiller soigneusement les délais pour pouvoir les contrôler à temps et augmenter votre efficacité. Suivez l’avancement des tâches en cours, celles dont vous êtes responsable, mais également celles pour lesquelles vous avez été désigné comme observateur, assistant sans oublier celles que vous avez assignées vous-même.

Il y a deux façons de travailler efficacement avec les délais de tâche - Date limite ou Vue du calendrier.

Dans la vue Date limite, les tâches sont divisées en six colonnes en fonction de leurs dates limites. Ici, vous pouvez voir quelles tâches sont en retard, presque en retard ou n'ont pas de date limite du tout. Dans la vue Calendrier, vous verrez un calendrier avec les dates limites des tâches.

Chaque tâche prévoit la participation potentielle de plusieurs personnes (créateur, responsable, assistant et observateur) dont chacune a son rôle et ses droits d’accès.

Vous avez été désigné comme responsable d’une tâche, cependant vous constatez que le temps va vous manquer pour honorer sa réalisation… Vous pouvez facilement la déléguer en l’attribuant à un de vos collaborateurs/ collègues. Ainsi, le projet pourra suivre son cours sans souffrir d’un retard lié à une surcharge de ressource.

Organiser, suivre et personnaliser le processus de traitement de vos tâches, c’est possible grâce à la fonction « Planificateur » de Bitrix24. Au sein de votre groupe, chacun sait ce qu’il doit faire et quand il doit le faire, des notifications peuvent être paramétrées de sorte à alerter le collaborateur responsable de la réalisation de la tâche. Une fonctionnalité qui favorise et optimise le travail collaboratif.

Vos tâches et sous-tâches peuvent être présentées dans un diagramme de Gantt. Cela vous offre la possibilité de suivre leur statut, de vérifier qui est en charge de la réalisation, de visualiser l'historique des actions et des échanges relatifs au projet. Vous pouvez accéder à une vision complète de la progression du projet « en un seul coup d'œil » et identifier les retards potentiels ou existants, afin de mettre en place des actions correctives pertinentes.< p> Une fois qu'une tâche est créée, elle peut être modifiée directement à partir de la table ou du diagramme de Gantt : écourter un délai, ajouter une sous-tâche ou tout autre changement peut être fait rapidement. Les parties concernées recevront automatiquement des notifications.

La vision Kanban vous permet de piloter votre activité et celle de vos collaborateurs simplement, grâce à une présentation visuelle et précise de chaque tâche constituant votre projet. En un coup d’oeil vous savez quel est le niveau d’avancement et qui est responsable de la réalisation des tâches au sein de votre groupe de projet.

Étapes de projet personnalisées

Calendrier de projet

Vous pouvez créer un modèle pour une tâche que vous prévoyez de réutiliser ultérieurement. Si vous travaillez avec des tâches récurrentes, voici le moment où les modèles sont utiles : vous pouvez créer un modèle pour une tâche et le répéter à une fréquence définie (tous les jours, tous les mois, etc.).

Vous pouvez aisément partager des modèles de tâche en donnant simplement le droit d’accès aux personnes de votre choix.

Les dépendances de tâches est un outil de gestion de projet très populaire, il est disponible dans toutes les versions de Bitrix24, y compris dans la version gratuite. Cet outil vous permet d'établir des relations logiques entre les tâches ou entre les tâches et les jalons. Les quatre types de dépendance sont pris en charge.

L’indication d'une dépendance se fait simplement en faisant glisser une flèche d'une tâche à une autre. Une fois une dépendance est établie, le déplacement d'une tâche peut entraîner automatiquement le changement des dates de début/fin d'autres tâches du projet, si on le souhaite.

Ajouter une liste de contrôle à une tâche et suivre son avancement point par point se révèle très pratique quand celle-ci comporte plusieurs étapes ou participants.

Les contributeurs à la tâche peuvent ajouter des points de contrôle à la liste et ainsi indiquer l’achèvement de leur travail. Dès lors, il vous suffit d’y jeter un rapide coup d'œil pour connaître l'état exact d'une tâche permanente.

Bitrix24 offre une véritable liberté et flexibilité dans la gestion et la création des champs. Vous souhaitez ajouter un champ au formulaire de « tâche », rien de plus simple ! Peut-être préférez-vous modifier l’intitulé d’un champ, là encore, c’est vous le maître de votre outil !

Lorsque vous recevez un e-mail, vous pouvez immédiatement créer une tâche en lien avec celui-ci depuis son interface.

Bitrix24 permet dans le cadre de la gestion de projet d’intégrer les fonctions de CRM, Workflow, calendrier et lecteur Drive, ainsi vous avez la possibilité de faire le lien entre un projet et votre client concerné. Les tâches du projet sont disponibles dans votre calendrier personnel ainsi que dans celui du groupe projet. Enregistrez et partagez les documents sur une plateforme commune grâce au lecteur Drive dédié au groupe de travail. Bénéficiez de l’automatisation de vos tâches grâce à la fonctionnalité workflow.